Primi passi

Questa guida si legge nell’ordine in cui compaiono le pagine nel menu a sinistra: è lo stesso ordine in cui incontrerai le cose lavorando. Se hai mezz’ora, leggila tutta prima di cominciare. Se non ce l’hai, leggi questa pagina e la successiva.

Il primo accesso

1. Ricevi un’email di invito: apri il collegamento e imposta la tua password.
2. Salva l’indirizzo di accesso fra i preferiti del browser. Ci tornerai ogni giorno.
3. Completa il tuo profilo — nome, foto e numero di telefono — dall’icona in alto a destra.

Ogni persona ha il proprio accesso. Non condividerlo con i colleghi: non è una questione di sicurezza soltanto, è che dallo storico si deve poter capire chi ha fatto che cosa.

Le notifiche

Le notifiche sono ciò che trasforma il sistema da archivio da consultare in strumento che ti avvisa. Vale la pena attivarle il primo giorno.

• Dal browser: quando il sistema chiede il permesso di inviare notifiche, rispondi «Consenti».
• Dal telefono: installa l’applicazione (chiedi il collegamento a chi ha configurato il sistema) e accedi con le stesse credenziali. Controlla poi che le notifiche siano attive anche nelle impostazioni del telefono.

Vieni avvisato quando un cliente ti scrive, quando ti viene assegnata una nuova richiesta e quando un appuntamento viene prenotato, spostato o annullato.

Come è fatta la schermata

• Menu a sinistra: le sezioni del sistema — conversazioni, contatti, trattative, calendario.
• Barra in alto: la ricerca. Scrivi un nome o un numero di telefono, anche parziale, e trovi il contatto senza passare dagli elenchi.
• Campanella: le notifiche recenti.

Le tre abitudini che fanno la differenza

Non sono regole imposte dal sistema: sono le tre cose che distinguono i gruppi di lavoro in cui funziona da quelli in cui, dopo tre mesi, è tornato tutto come prima.

1. Comincia la giornata dalle conversazioni. Chi ha scritto ieri sera e non ha ancora risposta è la cosa più urgente che hai, e nessuno te la mette in agenda.
2. Ogni contatto con il cliente lascia una traccia. Se lo chiami dal telefono fisso o lo incontri di persona, aggiungi una nota sulla sua scheda. Due righe bastano.
3. Sposta le schede delle trattative quando succede, non a fine settimana. Molti messaggi automatici partono proprio da lì: se aggiorni tre giorni dopo, partono tre giorni dopo.

Quattro cose da non fare

• Non usare il tuo WhatsApp personale con i clienti. Quei messaggi restano sul tuo telefono: nessun collega li vede, non finiscono nella storia del cliente e nessun promemoria automatico può tenerne conto.
• Non condividere il tuo accesso.
• Non creare un contatto senza aver cercato prima. I doppioni spezzano in due la storia di una persona, e da quel momento nessuna delle due metà è affidabile.
• Non tenere le informazioni importanti solo a mente. Quello che sai tu e non è scritto, per l’azienda non esiste.

Se qualcosa non torna

Se non trovi un contatto che sei certo esista, quasi sempre è assegnato a un altro collega e tu vedi solo i tuoi. Chiedi a chi amministra il sistema invece di ricrearlo: è esattamente così che nascono i doppioni.