Contatti
Anagrafica, documenti, servizi attivi e storia completa di ogni cliente in una scheda sola.
- La partita IVA non sta in tre file diversi, sta dove la cerchi
- I campi li decidi tu, perché ogni settore ha i suoi dati da tenere
- Salvi gli elenchi che rispondono a "chi devo richiamare questa settimana"
Una scheda che contiene davvero tutto
Oltre ai dati di base — nome, telefono, email, indirizzo, azienda, venditore che segue il cliente — aggiungi i campi che il tuo lavoro richiede: codice fiscale, partita IVA, tipo e numero del documento, PEC, secondo recapito, settore, dimensione dell’azienda. I campi si raggruppano in cartelle, così la scheda resta leggibile anche quando i dati da tenere sono trenta e non otto.
Nella stessa pagina stanno i servizi o i prodotti che il cliente ha attivi, con fornitore, data di attivazione e data di scadenza. Sotto scorre la cronologia: messaggi scambiati, chiamate, appuntamenti fissati, note scritte a mano dai colleghi. Non è un archivio da consultare a parte: è la stessa pagina da cui rispondi al cliente.
Chi vede cosa lo decidi tu. Un venditore entra e trova i propri clienti, non l’intera rubrica aziendale; chi coordina vede tutto. È il modo più semplice per evitare che una rubrica costruita in dieci anni esca dalla porta insieme a chi se ne va.
Etichette, non cartelle
Un cliente non è una cosa sola: può essere un’azienda, essere in scadenza e valere più degli altri tutto insieme. Per questo si usano le etichette e non le cartelle. Alcune le mette chi lavora la scheda — cliente, potenziale cliente, fornitore — altre le mettono gli automatismi, per esempio quando una trattativa si chiude, vinta o persa, o quando una fattura resta non pagata troppo a lungo.
Sulle etichette e sui campi costruisci gli elenchi che ti servono davvero e li salvi: i clienti attivi, i contatti da lavorare che non hanno ancora una trattativa aperta, i contratti che scadono entro sessanta giorni. Sono viste vive, si aggiornano da sole, e da lì parti per una chiamata o per una campagna.
I contatti che hai già
Nessuno riparte da zero. I contatti esistenti si importano dal file che usi oggi: si mappano le colonne sui nuovi campi, si uniscono i doppioni riconoscendoli dal numero di telefono e si sistemano i numeri in formato internazionale. L’importazione non fa partire nessun messaggio automatico ai clienti, così non rischi di svegliare duemila persone il primo giorno. Prima di dare il via, si controlla a mano un campione di schede insieme a te.